Integracja danych z tachografu, GPS i systemu zleceń to dziś standard, który pozwala firmom transportowym tworzyć kompletną, rzetelną i obronną ewidencję czasu pracy kierowców zawodowych. Dzięki połączeniu trzech źródeł — aktywności z tachografu, telematyki i informacji operacyjnych z TMS — można uzyskać jednolitą oś czasu, automatycznie klasyfikować czynności kierowcy oraz generować raporty zgodne z wymogami PIP i ITD. Poniższy przewodnik opisuje kluczowe kroki budowy takiej ewidencji.
Źródła danych do ewidencji i sposób ich łączenia
Ewidencja powinna korzystać z trzech podstawowych źródeł:
- tachograf (pliki DDD) — dostarcza aktywności: jazda, inna praca, dyżur, odpoczynek,
- GPS/telematyka — daje pozycję, prędkość, postoje, stan silnika, przebiegi i zdarzenia trasy,
- TMS/zlecenia transportowe — zawierają informacje o oknach czasowych, załadunku, rozładunku, przerwach technicznych, obsłudze dokumentów i zdarzeniach operacyjnych.
Integracja polega na:
- pobraniu danych z każdego źródła w stałym harmonogramie,
- przypisaniu ich do kierowcy i pojazdu,
- zsynchronizowaniu znaczników czasu,
- eliminacji duplikatów i nakładających się zapisów.
Dopiero po takim scaleniu można budować jednolitą ewidencję.
Jednolita oś czasu kierowcy — łączenie zdarzeń bez duplikatów
Aby stworzyć jedną oś czasu kierowcy, system powinien:
- połączyć aktywności tachografu z trasą GPS na podstawie czasu i numeru pojazdu,
- uzupełnić luki w aktywnościach tachografu zdarzeniami GPS (np. postoje, przesunięcia pojazdu na placu),
- dopiąć zdarzenia z TMS — okna załadunków, rozładunków, odpraw i przejazdów pustych,
- wykrywać duplikaty, czyli zdarzenia o identycznym czasie, i utrzymywać tylko jedno źródło nadrzędne:
- jazda → tachograf,
- postoje → GPS,
- operacje logistyczne → TMS.
W efekcie powstaje czytelny harmonogram dnia, w którym każda minuta ma swoje przypisanie.
Automatyczna klasyfikacja czynności i reguły rozstrzygania kolizji
Po scaleniu zdarzeń system może automatycznie klasyfikować aktywności kierowcy:
- jazda — gdy tachograf rejestruje jazdę lub GPS wykrywa ruch pojazdu powyżej określonej prędkości,
- inna praca — załadunek, rozładunek, tankowanie, obsługa dokumentów, czynności serwisowe,
- dyżur — oczekiwanie pod rampą, postój w oknie czasowym,
- odpoczynek — dłuższe postoje zgodne z definicją odpoczynków dziennych/tgodniowych.
Kolizje zdarzeń rozstrzyga się według hierarchii:
- tachograf — dane obowiązujące (jazda, przerwy, odpoczynek),
- TMS — zdarzenia logistyczne,
- GPS — ruch i postoje techniczne.
Dzięki temu ewidencja zachowuje zgodność z prawem i logiką operacyjną.
Geofencing punktów — precyzyjna weryfikacja czasu pracy
Geofencing pozwala doprecyzować aktywności:
- baza firmy — początek i koniec dniówki, dyżury i prace warsztatowe,
- punkty załadunku/rozładunku — weryfikacja, czy postój był pracą czy dyżurem,
- miejsca odpoczynku — identyfikacja parkingów i stref noclegowych,
- postoje techniczne — tankowania, myjnie, warsztaty.
Dzięki geofencingowi system potrafi automatycznie rozróżnić: „postał pod rampą — dyżur” od „załadunek — praca”.
Kontrola spójności: przebiegi, paliwo, postoje techniczne
Rzetelna ewidencja wymaga dodatkowej warstwy weryfikacji:
- zestawienie przebiegów GPS z kilometrami z tachografu,
- porównanie zużycia paliwa z trasami i czasem jazdy,
- wykrywanie nieuzasadnionych postojów,
- identyfikacja luk między aktywnościami tachografu a ruchem GPS (np. jazda bez karty, manewry na placu),
- zgodność czasu pracy z TMS: załadunki, odprawy, dokumenty, przeglądy.
Dzięki temu ewidencja jest nie tylko legalna, ale też dokładna i spójna operacyjnie.
Eksport do ewidencji i raportów dla kadr/płac oraz retencja danych
Po scaleniu i weryfikacji danych system może:
- generować ewidencję czasu pracy na potrzeby kadr i płac (jazda, praca, dyżur, odpoczynek, nadgodziny, godziny nocne),
- tworzyć raporty dla PIP/ITD na żądanie,
- eksportować dane „jednym kliknięciem” do systemów wynagrodzeń,
- przechowywać dane zgodnie z wymogami retencji (najczęściej 12–24 miesiące dla danych operacyjnych i 5 lat dla ewidencji).
Automatyzacja eksportu minimalizuje błędy i skraca czas rozliczeń miesięcznych.
Podsumowanie
Zintegrowanie danych tachografu, GPS i TMS w jedną ewidencję czasu pracy kierowców zawodowych umożliwia stworzenie pełnej, precyzyjnej i obronnej dokumentacji. Spójna oś czasu, automatyczna klasyfikacja aktywności, geofencing punktów oraz kontrola przebiegów i paliwa sprawiają, że rozliczenia są zgodne z przepisami i odporne na kontrole. Dzięki eksportowi danych i odpowiedniej retencji firmy transportowe mogą działać szybciej, bezpieczniej i bardziej przewidywalnie.