Zarządzanie jakością to podejście polegające na dążeniu do doskonalenia efektywności i elastyczności organizacji w celu spełniania potrzeb i oczekiwań konsumenta. Jego zasady zostały zdefiniowane w normach z rodziny ISO 9000.
Wdrażanie systemu zarządzania jakością w organizacji odbywa się etapami. Pierwszym jest wyznaczenie pełnomocnika do spraw jakości, który jest odpowiedzialny za cały proces i podlega bezpośrednio pod zarząd danego przedsiębiorstwa. Jakie kompetencje powinien posiadać pełnomocnik do spraw jakości i jak wybrać odpowiednią osobę na to stanowisko?
Czym zajmuje się pełnomocnik do spraw jakości?
Pełnomocnik do spraw jakości pełni funkcję kierowniczą w zakresie zarządzania jakością. Zajmuje się przede wszystkim opracowaniem systemu jakości w organizacji i jego kontrolą. Ma obowiązek zaprezentowania uzyskanych wyników przed kierownictwem organizacji i przygotowania rozwiązań służących usprawnieniu działania systemu. Do zadań realizowanych przez pełnomocnika do spraw jakości należą:
- rozwijanie filozofii jakości,
- dbanie o spełnianie wymagań stawianych przez klientów i kontrahentów,
- weryfikacja specyfikacji technicznej produktów i usług,
- pobieranie próbek produktów celem ustalenia ich zgodności ze specyfikacją i obowiązującymi standardami,
- pilnowanie zachowywania norm prawnych,
- zapewnienie zgodności systemu zarządzania jakością z wymogami zawartymi w normie ISO 9001,
- inspirowanie pozytywnych zmian pozwalających na doskonalenie systemu,
- reprezentowanie organizacji,
- planowanie audytów,
- angażowanie się w prowadzenie audytów,
- inicjowanie niezbędnych działań naprawczych,
- sprawowanie kontroli nad działaniami naprawczymi,
- sprawdzanie sprzętu kontrolno-pomiarowego celem upewnienia się, że jest właściwie skalibrowany i działa w prawidłowy sposób,
- szkolenie pracowników w zakresie kontroli jakości,
- pomoc pracownikom w wykonywaniu zadań wpisujących się w kontrolę jakości,
- zbieranie informacji o procesach, wskaźnikach i ryzykach od kierowników produkcji, kierowników zakupów i innych,
- koordynacja rozwoju standardowych dokumentów – instrukcji procesowych i roboczych oraz wszystkich innych dokumentów operacyjnych,
- nadzorowanie prowadzenia dokumentacji zespołu systemu zarządzania,
- przygotowywanie raportów z przeprowadzonych kontroli dla kierownictwa wyższego szczebla.
Do realizacji swoich zadań pełnomocnik do spraw jakości wykorzystuje specjalistyczne programy internetowe do nadzoru systemu zarządzania jakością. Często używa również sprzętu laboratoryjnego i innych zaawansowanych technologicznie urządzeń.
Kompetencje pełnomocnika do spraw jakości
Pełnomocnik do spraw jakości musi posiadać odpowiednie kompetencje. Osoba na tym stanowisku powinna cechować się przede wszystkim doskonałą znajomością założeń filozofii zarządzania jakością, wymagań normy ISO 9001 oraz zasad funkcjonowania systemu jakości danej jednostki organizacyjnej.
Pełnomocnik do spraw jakości musi być zaangażowany w prace nad systemem jakości w organizacji i być przygotowany na wprowadzenia niezbędnych zmian celem jego ciągłego doskonalenia. Osoba na tym stanowisku powinna być ponadto w stanie zachować poufność wrażliwych informacji i posiadać:
- wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne, nieocenione przy kontaktach zarówno z personelem, jak i klientami,
- zdolności kierownicze,
- duży autorytet formalny i nieformalny,
- zdolności analityczne i matematyczne,
- umiejętność sprawnego rozwiązywania problemów.
Każdy pełnomocnik do spraw jakości musi dobrze rozumieć firmę, dla której pracuje, i doskonale orientować się we wszystkich jej procesach.
Jak wybrać odpowiedniego pełnomocnika do spraw jakości?
Wybór odpowiedniego pomocnika do spraw jakości pozwoli zapewnić właściwe działanie systemu zarządzania jakością w organizacji. Dowód posiadania kwalifikacji niezbędnych do zajmowania tego stanowiska stanowi certyfikat zaświadczający ukończenie odpowiedniego szkolenia, które pozwoliło uczestnikowi:
- zdobyć szczegółową wiedzę z zakresu wymagań stawianych przez odpowiednią normę ISO,
- zrozumieć założenia normy ISO,
- nauczyć się stosowania normy ISO do konkretnych potrzeb organizacji,
- posiąść wiedzę niezbędną do tworzenia dokumentacji systemowej,
- zdobyć wiedzę i umiejętności konieczne do prowadzenia przeglądów zarządzania i przeprowadzania audytów.
Stosowne szkolenia, przygotowujące uczestników do pełnienia roli pełnomocnika do spraw jakości w organizacji, organizowane są przez certyfikowany ośrodek szkoleniowy Bureau Veritas. W ich trakcie zaprezentowane i wyjaśnione zostaną istniejące systemy zarządzania jakością wraz z dotyczącą ich fachową terminologią. Kursanci zapoznają się również ze sposobami planowania i przeprowadzania audytów, a także różnorodnymi dostępnymi narzędziami audytowymi. Szkolenie uczy także sporządzania stosownego raportu poaudytowego.