Zadania i kompetencje audytora wewnętrznego

Audytor wewnętrzny to jedna z ważniejszych postaci procesu wdrażania i certyfikacji standardów ISO, odpowiadająca za kontrolowanie i dokumentowanie zgodności systemów zarządzania organizacją z założeniami obranej przez nią normy. Choć w wielu przypadkach audytorów wewnętrznych traktuje się jak osoby wyższego szczebla z misją znalezienia każdego najmniejszego błędu w działaniach organizacji, w istocie pełnią oni istotną rolę w procesie certyfikacji i niejednokrotnie przyczyniają się do ogólnej poprawy działań firmy. Audytor wewnętrzny to zazwyczaj osoba pracująca już w firmie, zajmująca się wszelkimi kwestiami związanymi z zarządzaniem, odpowiadająca za zgodność działań z przepisami i normami, przeszkolona w kwestiach dotyczących standardów ISO. Aby nią zostać, audytorzy wewnętrzny przechodzą specjalne szkolenia organizowane przez jednostki certyfikacyjne, przygotowujące ich do ważnej roli, jaką będą pełnili w firmie.

Cechy osobowe audytora wewnętrznego

Określenie kompetencji osoby ubiegającej się o stanowisko audytora wewnętrznego w firmie powinno zawsze rozpoczynać się od cech osobowości kandydata, gdyż to te w dużej mierze przełożą się na skuteczność jego działań w zakresie prac audytowych. Generalnie uznać można, że nawet osoba znająca doskonale wszystkie szczegóły określonej normy ISO nie będzie w stanie prawidłowo egzekwować zgodności systemu zarządzania z wymaganiami normy, jeśli jej charakter nie pozwoli na bezstronność czy obiektywne ocenianie audytowanych obszarów.

Dobry audytor wewnętrzny to przede wszystkim osoba sumienna, kierująca się w swoich działaniach wysoką etyką pracy i dokładnością wykonywania powierzonych jej zadań. Wiedza takiej osoby powinna być wykorzystywana w pracy w sposób rzetelny, bez pominięcia w sporządzanym raporcie błędów wykrytych podczas audytu. Jego zawód wymaga obiektywizmu i ciągłego analizowania działań firmy pod kątem ewentualnych błędów, ale jednocześnie traktowania swoich zadań z odpowiednią dozą wyczucia. Praca w zespole, który jest związany z tą samą firmą i konieczność oceniania jego działań przez pryzmat odgórnie narzuconych zasad może powodować pewne podziały, dlatego też audytor wewnętrzny musi wykazać się odpowiednio silną psychiką i nie pozwolić, by współpracownicy traktowali go jako osobę działającą na szkodę firmy.

Przestrzeganie zasad i wykazywanie się rozległą wiedzą z zakresu ISO musi tu jednak połączyć się z elastycznością i umiejętnościami adaptowania do sytuacji. Jak powszechnie wiadomo, standardy ISO są opracowywane tak, by możliwe było ich przystosowanie do charakteru konkretnej firmy. Audytor, choć pracuje nad oceną systemu, jest także doradcą w sprawie usprawniania działań i powinien z otwartym umysłem wysłuchiwać pomysłów dotyczących ewentualnych zmian, prowadząc w ten sposób otwarty dialog z całą firmą.

Zadania i kompetencje audytora wewnętrznego

Audyty wewnętrzne są elementarną jednostką procesów wdrażania i certyfikacji różnych systemów zarządzania opartych o standardy ISO, przez co stanowią jedne z najbardziej powtarzalnych i najczęściej spotykanych działań kontrolnych w firmach z każdej branży na rynku. Rola audytora wewnętrznego rozpoczyna się więc od przeprowadzenia tzw. audytu wstępnego, podczas którego analizowany jest dotychczasowy schemat działań firmy i oceniane są obszary wymagające szczególnej uwagi i naprawy pod kątem spełniania określonej normy ISO. Jego zadania mają więc szczególne znaczenie w kontekście tworzenia strategii opracowywania nowego systemu zarządzania i późniejszego doskonalenia działań w jego obrębie.

Audytor wewnętrzny to także firmowy doradca we wszystkich kwestiach związanych z normami ISO, systemami zarządzania i dobrymi praktykami akceptowanymi w skali międzynarodowej. To on może wspomóc firmę w rozwoju, pokazać znane sobie sposoby rozwiązania problemu, przygotować dla firmy bazę informacji odnośnie prawidłowych schematów działania czy wreszcie zebrać informacje zwrotne od pracowników w celu zbudowania lepszej wspólnoty i zaangażowania wszystkich w proces rozwoju firmy.

Raportowanie błędów i prowadzenie dogłębnych analiz zebranych informacji to dla audytora wewnętrznego oczywiście zadanie nadrzędne. To jego dokumenty są sprawdzane podczas audytów zewnętrznych i to jego działania prowadzą do skutecznego doskonalenia procesów firmy. Szybka reakcja na pojawiające się problemy i zapobieganie zagrożeniom być może nie przewidzianym w początkowych zapisach systemu zarządzania są możliwe właśnie dzięki wnikliwej analizie i pracy audytora. Nie ma więc wątpliwości, że jego odpowiedzialna rola w firmie powinna być traktowana z należytym szacunkiem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *