Przygotowując się do organizacji wydarzenia biznesowego lub po prostu firmowego — mamy za zadanie przygotować i powiązać ze sobą wiele elementów. Zaczynając od listy gości, przez atrakcje i poczęstunek na miejscu kończąc. Oczywiście najlepiej wybrać miejsce, które pozwoli zapewnić naszym uczestnikom najwyższy komfort, a także proponuje wymienione elementy. Nic więc zaskakującego, że dużym zainteresowaniem cieszą się hotele, które w swojej ofercie posiadają nie tylko sale konferencyjne, ale też specjalistyczny sprzęt oraz dodatkowe pakiety, które ułatwią organizację.
Poczęstunek
Przygotowując się na dane wydarzenie — powinniśmy założyć, ile czasu nasi goście mają na nim spędzić. Jeżeli jest to około dwóch godzin powinniśmy poczęstować gości kawą oraz słodką przekąską. Jeśli zaś planujemy, że goście spędzą więcej czasu na konferencji — w dobrym smaku będzie zapewnienie posiłku konferencyjnego. Wybierając salę konferencyjną powinniśmy zwrócić uwagę na proponowane przez nią pakiety konferencyjne. Najczęściej takie centra proponują w cenie serwis kawowy, jednak za dodatki, takie jak ciasta, należy dopłacić. Oczywiście w wielu obiektach kawę, herbatę oraz drobny poczęstunek możemy zapewnić poprzez zewnętrzną firmę kateringową. Wygodniej jednak zdecydować się na pakiety centrum konferencyjnego.
Dodatkowe atrakcje
Podczas wydarzeń firmowych bardzo często organizatorzy stawiają na integrację swoich pracowników. Wówczas oprócz wspólnych posiłków, które stanowią okazję do rozmów i mniej oficjalnej integracji, możemy skorzystać z dodatkowych atrakcji. Wiele center konferencyjnych posiada w swojej ofercie. Uczestnicy podczas takiego wyjazdu mogą skorzystać z proponowanych przez hotele SPA, ale też z innych atrakcji — zespołowych lub polegających na rywalizacji. Świetnym pomysłem mogą być na przykład gokarty. Jazda takim pojazdem przysparza wiele adrenaliny, a jak wiemy, wspólne pozytywne i silne doświadczenia łączą ludzi.
Zaplecze sali konferencyjnej
Warto zwrócić uwagę czy wybrana przez nas sala konferencyjna posiada tak istotne elementy wyposażenia jak tablice flipchart lub rzutnik. Te dwa elementy stanowią podstawę niemalże każdej prezentacji. Dodatkowo standardem powinna być klimatyzacja, która okazuje się niezbędna, gdy w jednej sali znajduje się wiele osób. Utrzymanie właściwej temperatury pozwoli uczestnikom konferencji na pozostanie w skupieniu. Innym ważnym elementem jest sprzęt audio. Dobre nagłośnienie, a także mikrofony bezprzewodowe. Dodatkowym atutem będzie większa scena, która pozwoli na pomieszczenie kilku prelegentów w jednym momencie.
Dojazd i parking
Organizując spotkanie w sali konferencyjnej, powinniśmy mieć na uwadze, że każda osoba, która pojawi się na miejscu — najprawdopodobniej przyjedzie swoim autem. Bardzo ważnym elementem podczas wyboru sali konferencyjnej powinien być dostępny parking, a także komfortowy dojazd. Wybierając salę oddaloną od miasta, firmy możemy spodziewać się, że na konferencję dotrze mniej osób, niż w momencie, gdy dojazd jest prosty i szybki.
Poszukując odpowiedniej sali konferencyjnej, powinniśmy zwrócić uwagę na kilka aspektów. Przede wszystkim powinno być to zaplecze sali konferencyjnej. Wygodny sprzęt, dostępność rzutników oraz mikrofonów bezprzewodowych powinno być dla właściciela sali oczywistymi elementami wyposażenia. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na dojazd do obiektu — niewielka odległość oraz łatwy dojazd i parking zachęcą naszych gości do udziału w spotkaniu. Nieoceniona okazuje się też klimatyzacja, która zwiększa komfort gości oraz pozwala na zachowanie skupienia. Wiele sal konferencyjnych proponuje poczęstunek, nierzadko w cenie. Ten drobny aczkolwiek nieodłączny element konferencji sprawi, że uczestnicy poczują się swobodniej i więcej energii poświęcą na uczestniczenie w konferencji.