Sytuacje, w których podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury, określa m.in. ustawa o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 roku. Faktura jest ważnym dokumentem, na podstawie którego potwierdzamy przeprowadzenie transakcji obarczonej podatkiem. W poniższym artykule odpowiadamy na pytanie, kiedy wystawienie faktury jest konieczne, a kiedy nie musimy tego robić.

Kiedy zachodzi konieczność wystawienia faktury?

Co do zasady, wystawienie faktury ma na celu udokumentowanie czynności, których wykonanie jest obarczone obowiązkiem opłacenia podatku VAT. Dzięki niej można zrealizować prawo do zmniejszenia kwoty odprowadzonego podatku VAT o sumę kwot podatku, jakie zostały naliczone w fakturach otrzymanych w ramach nabycia towarów i usług. Pora zatem wyjaśnić, w jakich sytuacjach wystawienie faktury jest czynnością obowiązkową.

Obowiązek wystawienia faktury zachodzi w następujących przypadkach:

  • Dokumentowanie świadczonych usług oraz sprzedaż i dostawa towarów, dostarczanych przez podatnika VAT na rzecz innych osób podlegających obowiązkowi opłacania VAT-u, opłacających podatek od wartości dodanej, a także innych podatków o podobnym charakterze. Obowiązek wystawienia faktury zachodzi również w przypadku rozliczania się z osobą prawną, niebędącą podatnikiem.
  • Sprzedaż wysyłkowa w obrębie kraju i poza terytorium Polski.
  • Dostawa towarów odbywająca się wewnątrz wspólnoty.
  • Otrzymanie części lub całości ustalonej kwoty, gdy mowa o sprzedaży, sprzedaży wysyłkowej na terenie Polski lub wysyłki poza granice kraju, dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz podatników VAT.

Oprogramowanie do faktur

W jakich przypadkach wystawia się fakturę na żądanie nabywcy?

Zdarzają się sytuacje, kiedy sprzedający jest zobowiązany do wystawienia faktury na żądanie nabywcy. Dzieje się tak w przypadkach sprzedaży, lub otrzymania całości, albo części zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towarów objętych obowiązkiem zapłaty.

Od zasady tej są wyjątki, obejmujące czynności określone odpowiednimi przepisami, zawartymi w ustawie o VAT. Dotyczą one m.in. świadczenia usług związanych z dzierżawą, najmem, telekomunikacją, radiokomunikacją, stałą obsługą prawną biur, czy też ochroną osób i mienia.

Nabywca może żądać wystawienia faktury również w przypadku, gdy sprzedaż jest zwolniona przedmiotowo z obowiązku opłacania podatku VAT, a także w sytuacji, gdy sprzedaży dokonuje podatnik podmiotowo zwolniony z płacenia VAT-u.

Kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktury?

Czasem wystawienie faktury nie jest czynnością obowiązkową, lecz opcjonalną. Sytuacje te obejmuje m.in. przypadki, w których podatnik jest zwolniony podmiotowo z opłacania podatku VAT, a także w sytuacji, gdy sprzedaż towaru lub usługi jest zwolniona przedmiotowo na podstawie ustawy o podatku VAT, a także przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 roku, dotyczącego zwolnienia z podatku od towarów i usług i warunków stosowania określonych zwolnień. Przykładowymi sytuacjami mogą być usługi z zakresu transportu sanitarnego, czy też dostawa terenów niezabudowanych, jednak innych niż tereny budowlane.

Oprogramowanie do faktur

Jak oprogramowanie do faktur może pomóc w codziennej pracy?

Każdego dnia w całym kraju wystawiane są dziesiątki tysięcy faktur, a zajmowanie się nimi nieraz potrafi zajmować długie godziny, jakie można poświęcić na inne biznesowe sprawy. Obecnie na szczęście pojawiają się nowoczesne rozwiązania, dzięki którym istnieje szansa zaoszczędzenia masy czasu. Jakie są plusy korzystania z oprogramowania do faktur?

  • Wystawienie faktury odbywa się wyjątkowo szybko – system prowadzi Cię intuicyjnie przez całość procedury, minimalizując w ten sposób ryzyko błędu.
  • Program oferuje możliwość sprawdzania, czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT z poziomu dokumentu.
  • Przydzielenie określonego poziomu dostępu pracownikom poszczególnych działów w firmie.
  • Możliwość wyboru odpowiedniej wersji językowej, dzięki czemu programem mogą sprawnie posługiwać się również osoby nieznające języka polskiego.

Są to jedynie przykłady korzyści, jakie możesz zyskać, decydując się na nowoczesne oprogramowanie do faktur. Warto dodać, że jest to rozwiązanie niewymagające rozbudowanej wiedzy na temat księgowości. Wszystkie zalety możesz sprawdzić w wyjątkowo prosty sposób – decydując się na darmowy, 30-dniowy dostęp do oprogramowania Melpe.