Każda firma rozpoczynająca działalność na rynku liczy na szanse rozwoju i zwiększenia swojego zasięgu. Te jednak wiążą się bezpośrednio z koniecznością zwiększenia nakładów produkcji, poszerzenia oferty usług, zatrudnienia większej ilości pracowników czy wprowadzania kolejnych innowacji pozwalających na rozwój firmy. Skuteczne usprawnienie procesów biznesowych umożliwia zwiększenie zakresu jej działań bez nadmiernego komplikowania samej działalności na rynku. Jakie metody są w tym zakresie najbardziej popularne?

Outsourcing usług kadrowo-płacowych

W trakcie rozwoju firmy wzrasta nie tylko nakład pracy związany z produktami bądź usługami, ale też pracy administracyjnej, która często zajmuje cenny czas i pieniądze. Dobrym przykładem tego są kadry i płace, które początkowo można prowadzić samodzielnie, ale z czasem liczba związanych z nimi obowiązków przerasta każdego przedsiębiorcę. Na tym etapie istnieją dwa rozwiązania – zatrudnienie własnej księgowej i późniejsze rozbudowanie działu kadr i płac o kolejnych pracowników lub outsourcing usług kadrowo-płacowych w firmie zewnętrznej. Ten drugi cieszy się dziś szczególnie dużym zainteresowaniem. Dlaczego?

Outsourcing kadrowo-płacowy pozwala w dużym stopniu usprawnić procesy biznesowe w firmie i skupić się na najważniejszych działaniach wpływających na jej rozwój, jednocześnie nie zaniedbując kwestii administracyjnych związanych z prowadzeniem działalności. Oddelegowane do firmy zewnętrznej zadania obsługi kadr i płac trafiają w ręce doświadczonych specjalistów, którzy przejmą ciężar obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, ewidencją czasu pracy, przygotowywaniem umów czy dopilnowaniem przestrzegania prawa pracy i prawa cywilnego. To rozwiązanie bezpiecznie, jako że każda firma świadcząca usługi outsourcingowe posiada odpowiednie polisy zabezpieczające jej działania na rzecz Twojej firmy. Outsourcing to jednak nie tylko wygoda i zmniejszenie obowiązków – to oszczędność czasu i pieniędzy, z której korzystają dziś zarówno małe firmy jak i duże korporacje.

Automatyzacja procesów administracyjnych

Kolejnym sposobem na usprawnienie procesów biznesowych stosowanym na bardzo szeroką skalę jest automatyzacja różnych działań w obrębie firmy, w tym między innymi działań księgowych i administracyjnych. Nawet pozornie proste wprowadzenie programu do automatycznego wystawiania rachunków i faktur może znacząco ułatwić pracę firmy i zredukować potrzebę zatrudniania dodatkowej obsługi księgowej. Programy do rachunków pozwalają między innymi na tworzenie baz klientów, przygotowanie rozliczeń podatkowych czy szybkie wprowadzanie korekt w fakturach. Dla mniejszych firm, chcących pozostawić wystawianie faktur pod swoją kontrolą, programy takie mogą być wyjątkowo dobrym narzędziem.

outsourcing kadry i płace wrocław
Biuro Rachunkowe Inpensa prowadzi outsourcing kadr i płac we Wrocławiu. Jest to świetne rozwiązanie dla firm, które chcą usprawnić swoje działanie.

W obrębie tematu automatyzacji procesów administracyjnych usprawniających działanie całego biznesu, warto wspomnieć też o dobrej organizacji prowadzonej dokumentacji. Nawet firmy korzystające z obsługi outsourcingowej kadr i płac, czy całej księgowości, muszą przechowywać na co dzień dziesiątki dokumentów, które odpowiednio zorganizowane i posortowane powinny być dostępne dla odpowiednich jednostek na wyciągnięcie ręki. Sprawny i dobrze zorganizowany obieg dokumentów w firmie bez wątpienia przyczynia się do znacznego usprawnienia pracy, pozwalając na zaoszczędzenie czasu i minimalizując ryzyko nieprzygotowania dokumentów na czas.

Rozwiązania systemowe

Ostatnim pośród najważniejszych i najpopularniejszych sposobów usprawniania procesów biznesowych w firmach są rozwiązania systemowe pozwalające na skuteczne zarządzanie firmą i usprawnianie obszarów tego wymagających. Przy dużym natłoku obowiązków łatwo jest przywiązywać zbyt dużą uwagę do jednego obszaru działania i całkowicie zaniedbywać inne, dlatego też rozwiązania systemowe zdają się działać dziś tak skutecznie.

Na czym polegają? Ich istotą jest skupienie się na skutecznej analizie wyzwań i poszukiwaniu rozwiązań, które usprawnią działanie nie jednego obszaru problematycznego, a wszystkich zastojów jednocześnie. Przykładem rozwiązań systemowych może być wspomniana już automatyzacja prowadzonej dokumentacji, wprowadzenie elektronicznych systemów ewidencji czasu pracy, czy wdrażanie programów analizujących na bieżąco procesy i wyłapujących przyczyny ich opóźnień. Pośród rozwiązań systemowych usprawniających działania biznesowe można wymienić nawet międzynarodowe standardy i certyfikaty, które po wdrożeniu w firmie doskonale porządkują jej działania na każdej płaszczyźnie.