Wdrożenie harmonogramu ISO 9001 przynosi wiele korzyści m.in. wzrost wszystkich pracowników w wykonywanie swoich obowiązków, czy ujednolicenie wszystkich sektorów przedsiębiorstwa. Jednak by wprowadzić ten system i otrzymać odpowiedni certyfikat, należy wykonać szereg czynności i powołać audytora wewnętrznego. Jak to wszystko przeprowadzić?

Jaki jest plan wdrożenia ISO 9001?

Tego typu działanie jest podzielone na dwa etapy wdrożenia i certyfikacji, które z kolei dzielą się na kolejne kilka podpunktów.

Wdrożenie

Na początku należy dokonać rozpoznania wstępnego przedsiębiorstwa, a także potrzeb w celu zaplanowania systemu zarządzania. Później trzeba przeprowadzić szkolenie dla pracowników oraz kadry kierowniczej na poziomie podstawowym, które zaprezentuje wymagania norm zarządzania jakością. Następnie warto zrobić audyt wstępny zgodności z wymaganiami właściwej normy. Kolejny krok to ustalenie dokładnego planu przygotowania procesów lub elementów systemu jakości wraz z ustaleniem odpowiedzialności poszczególnych osób i/lub zespołów.

Po tej czynności należy ustanowić osobę, która będzie pełnika urząd Pełnomocnika ds. Jakości. Później warto zorganizować spotkanie z wyznaczonymi osobami i/lub zespołami, aby opracować właściwe elementy systemu jakości i sporządzić udokumentowane procedury. Po przeprowadzonych czynnościach powinna nastąpić ostateczna redakcja procedur oraz księgi jakości, by móc przeprowadzić audyt wewnętrzny i działanie korygujące, a także zapobiegawcze. Ostatecznie wszelkie wdrożone działania mogły zostać sprawdzone przez kadrę kierowniczą.

Auditor wewnętrzny ISO 9001

Certyfikacja

Kiedy system zostanie wdrożony pomyślnie w firmie, przychodzi czas na jego certyfikację. Aby cały proces został rzetelnie przeprowadzony, a wydane zaświadczenie było wiarygodne w przyszłości, powinien zostać przeprowadzony przez organizację, która zajmuje się certyfikowaniem, a zarazem jest do tego upoważniona.

Harmonogram do momentu osiągnięcia certyfikacji jest następujący: najpierw należy przeprowadzić przegląd przedcertyfikujący, a później należy wybrać jednostkę certyfikującą. Następnie organizacja certyfikująca przeprowadza audyt. Po tej procedurze warto zwrócić uwagę i dogłębnie zanalizować potencjalne spostrzeżenia, nieprawidłowości, niezgodności, a także uwag po audycie. Następnym krokiem jest wdrożenie działań korygujących, by później je zweryfikować. Jeśli wszystko poszło zgodnie z planem, wystarczy tylko wydać certyfikat ISO 9001.

Ważne jest to, że po wydaniu odpowiedniego zaświadczenia prace nad wdrożeniem normy wcale się nie kończą. Mimo że organizacje certyfikujące wydają odpowiednie zaświadczenie na okres 3 lat, to nadal konieczne pozostaje przeprowadzenie audytu nadzorującego, który ma na celu weryfikację, czy firma nadal spełnia wszystkie wymagania normy ISO 9001.

Jaka jest rola audytora wewnętrznego?

Auditor wewnętrzny ISO 9001 ma za zadanie weryfikować zgodność działań przedsiębiorstwa z wymogami ISO 9001. Osoba pełniąca tego typu obowiązki powinna bazować na swojej wiedzy oraz doświadczeniu z dziedziny wymogów normy, a zarazem kontrolując procesy operacyjne i wdrożone systemu zarządzania, a także wspomagać przedsiębiorstwo podczas przygotowywania korekt i zmian systemu, który usprawnia jego funkcjonowanie.

Audytor wewnętrzny skupia się na weryfikacji dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością. Działa obiektywnie, niezależnie, bez względu na jakiekolwiek powiązanie z przedsiębiorstwem, w którym jest przeprowadzany audyt. Efekty jego pracy stanowią źródło informacji do kontynuacji doskonalenia systemu zarządzania jakością, który jest oparty o ISO 9001, a co się z tym wiąże wszystkich działań i procesów firmy, które wpływają na jej dynamikę rozwoju i wartość ekonomiczną.

W zakresie obowiązków osoby pełniącej rolę auditora wewnętrznego ISO 9001 wchodzi weryfikacja pracy kadry i staranna analiza wszelkich działań, które są zgodne z wytycznymi normy. Jego aktywność musi być obiektywna i niezależna od innych jednostek czy organizacji. Oprócz weryfikacji audytor ma w obowiązku odnotować czynności, które są zgodne lub też nie z normą, ale również zanalizować je i wyciągnąć konkretne wnioski, które wspomagają usprawnienie Systemu Zarządzania Jakością.

W przypadku znalezienia błędów lub nieprawidłowości audytor powinien nakierować przedsiębiorstwo na przyczynę powstawania i możliwe rozwiązania, aby wdrożenie zmian oraz poprawa działań nie skutkowały utratą zaświadczenia certyfikatu ISO 9001 w trakcie audytu kontrolnego.

Harmonogram ISO 9001 składa się z dwóch etapów wdrożenie i certyfikacja. Aby to osiągnąć, trzeba spełnić szereg wymogów oraz raz w roku przeprowadzić audyt nadzorujący. Pomoże w tym audytor wewnętrzny, który będzie czuwał nad spełnianiem wszystkich wymogów systemu.